Tietosuojaseloste henkilörekisteristä Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR, The General Data Protection Regulation, 2016/679), joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn. Rekisterinpitäjä Nimi: Asema Electronics Oy Osoite: Isokaari 11 C 4, 00200 Helsinki Y-tunnus: 2180298-5 Tietosuojavastaavan yhteystiedot privacy@asema.com Rekisteriasioista vastaava henkilö Asema Electronics Oy Jani Hursti Isokaari 11 C 4 00200 Helsinki Lisätiedot ja oikaisupyynnöt Asema Electronics Oy:n tukipalvelu support@asema.com Rekisterin nimi ja tietojen käsittelyn tarkoitus Asema Adapt -palvelun käyttäjärekisteri. Käsittelemme rekisterissä palveluun rekisteröityneiden käyttäjien (jäljempänä “Rekisteröity”) sekä näiden edustamien organisaatioiden tietoja ja henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisteriin kerättyjä tietoja käytetään Adapt-palvelun tuottamiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen. Tietojen käsittelyn tavoitteena on, että palvelussa Rekisteröity saa itselleen sopivaa sisältöä ja vastaanottaa profiiliinsa sopivaa ja valitsemaansa viestintää. Tietojen käsittelyperuste on markkinoinnin osalta oikeutettu etu (GDPR 2016/679, 6 artikla, kohta F) ja viestien kohdistamisen osalta Rekisteröityneen antama suostumus (GDPR 2016/679, 6 artikla, kohta A). Suostumuksen peruminen on ohjeistettu palvelun sovelluksessa ja sen voi perua myös ottamalla yhteyttä Asema Electronics Oy:n asiakaspalveluun. Rekisterin sisältämät tiedot Rekisteriin voidaan sisällyttää nimi-, puhelin-, sähköposti-, osoite- ja muita Rekisteröidyn jättämiä tietoja. Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja rekisteriin: - Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja titteli - Yrityksen nimi, yhteystiedot - Palvelun jäsenyyden ja asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot - Palvelun käyttöön liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut ja ostetut tuotteet - Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Asema Adapt -palveluissa - Käyttäjätunnukset ja muut tunnistautumistiedot - Mahdolliset muut asiakkaan nimenomaisella suostumuksella kerätyt tiedot. Säännönmukaiset tietolähteet Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu palveluun rekisteröitymiseen tai muuhun yhteyteen Asema Electronics Oy:n kanssa. Tietoja kerätään sopimuksenteon yhteydessä tai kun Rekisteröitynyt käyttää Asema Electronics Oy:n palveluja. Keräämme henkilötiedot pääasiassa Rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan saada myös Rekisteröityneen yhteyshenkilöltä tai muulta kumppanitaholta, joka lisää Rekisteröidyn Asema Electronics Oy:n palveluiden käyttäjäksi tai Rekisteröityneen yhteyshenkilöksi. Mikäli Rekisteröitynyt on palvelussa jonkin organisaation jäsen, organisaation tietoja voidaan yhdistellä Rekisteröityneen tietoihin. Voimme myös kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä. Tietojen luovutus Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Palvelu tuotetaan Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Henkilötietojen käsittelyyn saatetaan käyttää palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Asema Electronics Oy huolehtii siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja siirretään kaikissa tilanteissa EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: - Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso - olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä; tai - olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely. Tietojen säilytysaika Rekisteri on talletettu tietokantoihin, joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisin keinoin ja johon on pääsy vain Asema Electronics Oy:n valtuuttamilla henkilöillä. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet: - Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin - Oikeus omien tietojen oikaisemiseen - Oikeus omien tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole) - Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) - Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely) - Oikeus peruuttaa suostumus - Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) - Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta. Rekisteritietojen tarkastaminen tapahtuu toimittamalla allekirjoitettu ja päivätty tarkastuspyyntö Asema Electronics Oy:n asiakaspalveluun. Tarkastuspyyntöön tulee liitää kopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tarkastusoikeutta voi käyttää myös tulemalla henkilökohtaisesti käymään Asema Electronics Oy:n tiloissa, jolloin tarkastaminen vaatii ajanvarauksen etukäteen asiakaspalvelun kautta. Mikäli Rekisteröity havaitsee, että hänen tiedoissaan on virheitä tai puutteita tai, että niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, on hänellä oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. Asema Electronics Oy tekee rekisteröidyn pyynnöstä tarvittavat korjaukset. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Mikäli Rekisteröity havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisteri ei sisällä fyysistä aineistoa. Sähköisen aineiston osalta väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. Tällaisia ratkaisuja ovat SSL-salauksen käyttö, palomuurit, salatut levyosiot, salasanat ja muut tekniset keinot. Henkilöt, joilla on mahdollisuus työtehtäviensä puolesta päästä käsiksi rekisterin tietokantaan, tunnistetaan käyttäjätunnuksin ja salasanoin, jotka ovat henkilökohtaisia. Rekisteriin liittyvät laitteistot säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Tietokannat varmistetaan päivittäin. Tietosuojaselosteen muutokset Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.